Hoy, una parte importante de nuestra comunicación está escrita: SMS, WhatsApp, correos electrónicos ...
Las palabras que elegimos, nuestros giros o nuestra puntuación adquieren una especial importancia: ¿cómo escribir lo que queremos decir? ¿Cómo recibir e interpretar lo que dice el otro?
Cortesía en correos electrónicos, con geometría variable
En los correos electrónicos, los hábitos y métodos pueden diferir enormemente.
Algunos eligen un efectivo (pero lacónico) "ok" o "gracias" (mientras esperabas una lluvia de gifs relucientes acompañada de una declaración de amor), otros narran su reacción en detalle, o incluso optar por las formalidades ...
En un contexto profesional, los mensajes son un tema delicado, incluso espinoso. ¿La forma en que escribimos nuestros mensajes puede estresar o socavar a nuestros socios e interlocutores?
Personalmente, lo admito, tengo UN giro de horror:
"Gracias por hacer esto)".
Te lo juro, cuando leo esta frase, ¡mi cerebro explota! Tengo la sensación de que mi interlocutor me pide que haga algo, con opción de condescendencia, sin cortesía alguna.
Un experimento científico sobre correos electrónicos profesionales
Supuse que podría estar interesado en este tema, así que busqué las publicaciones científicas para ver si alguien había investigado este número de correos electrónicos y su recibo . La respuesta es sí !
Dos investigadores, YoungAh Park y Venera C. Haun, han estudiado de cerca el problema del estrés en el trabajo, lo que lo crea o lo alimenta y cómo recuperarse de él.
Los dos especialistas observaron los datos de 167 parejas, cuyos dos integrantes trabajan, en varias ocasiones, durante toda una semana: el viernes antes de partir para el fin de semana, el lunes siguiente por la mañana, en otro momento de la semana ...
Los científicos han observado en particular las “descortesías” recibidas por correo electrónico, es decir, mensajes en los que el tono, el contenido o el momento pueden generar estrés.
Al mismo tiempo, les piden a los participantes que evalúen su nivel de estrés y respondan algunas preguntas adicionales.
Correos electrónicos groseros, fuente de estrés
El resultado no es ninguna sorpresa: las personas que reciben varios correos electrónicos descorteses refieren más tensión al final del día, más síntomas físicos de estrés (migrañas, dolor de espalda, etc.) y más emociones negativas.
Hasta entonces, ¡el resultado parece obvio! Lo que puede ser más sorprendente (sin embargo) es que estos correos electrónicos (y el estrés que los acompaña) también parecen afectar la participación laboral ...
Cuando las personas reciben correos electrónicos groseros durante la semana, tienden a "retirarse" del trabajo la semana siguiente, a dar un paso atrás, a involucrarse un poco menos.
¡Y eso es normal! Es un mecanismo para proteger y conservar nuestros recursos.
Entonces, estos resultados sugieren que los correos electrónicos no solo tienen un impacto en la salud de los empleados, sino que también pueden afectar el funcionamiento de la empresa ...
El estrés de los correos electrónicos groseros es contagioso
Un resultado final del experimento es aún más sorprendente: los empleados que reciben estos malditos correos electrónicos parecen transmitir su estrés a su pareja… ¡ quien, a la semana siguiente, también pierde el interés en su propio trabajo!
Si recapitulamos, los correos electrónicos deshonestos o descorteses tienen un efecto acumulativo: estresan a los empleados Y a sus familias, influyen en el trabajo del empleado Y en el de su pareja.
¡La cuestión de los correos electrónicos es, por tanto, una cuestión crucial!
¿Cómo escribir correos electrónicos respetuosos?
Mientras que algunas descortesías se cometen conscientemente (¿PERO POR QUÉ NOMBRE?), Otras no son intencionales.
A veces, todo lo que se necesita es una coma, un signo de exclamación, giros incómodos de frase para hacer el daño, porque al escribir, el otro no tiene pistas no verbales para comprender su mensaje…
Por ejemplo, digamos que una noche envía a su supervisor una producción que ha requerido mucho tiempo y energía, para recibir un simple "gracias" en respuesta.
¿Es esto un escueto "gracias"? ¿Es un "gracias" que significa "bien recibido, pero aún no he mirado"? ¿Es un "gracias" que indica que su trabajo es apreciado? El desenfoque es total.
Mientras estás cara a cara, las pistas podrían haberte ayudado a entender el mensaje: una sonrisa, una postura, un gesto ...
Escribe bien, ¡se puede aprender!
¿Qué se puede hacer para asegurarnos de que escribimos correos electrónicos de una manera civilizada y solidaria, cuidando de nosotros mismos y de nuestro destinatario?
El primer consejo que aconsejaré a todo el mundo, sería, en la medida de lo posible y según su deseo, adoptar la Comunicación No Violenta .
Si las circunstancias lo permiten, también puede discutir el tema de los correos electrónicos con sus superiores y colegas: ¿quizás puede ayudar formalizar un proceso?
Personalmente, intento tener dos pasos en mente.
Para correos electrónicos amables, necesito estar al tanto de mi estado actual
La idea puede parecer obvia, pero no tanto.
Cuando escribo un correo electrónico, un mensaje de texto, una carta, siento emociones. Puedo estar molesto porque dormí mal, molesto por mi carga de trabajo o por una discusión con mi pareja ...
Ser consciente de estas emociones puede ayudarme a tomar un poco de distancia y no transmitirlas en mis escritos .
Tomaré el ejemplo anterior: estoy cansado, he trabajado mucho y recibo este vago "gracias".
A primera vista me molesta: me pregunto si mi trabajo ha sido visto, necesito tener un feedback ... pero quizás por su parte, mi interlocutor realmente dice "gracias", con toda amabilidad del mundo !
Para correos electrónicos educados, tengo que pensar en lo que quiero escribir.
¿Qué quieres decir realmente? ¿Qué es importante que escuche su destinatario? ¿Necesitas hacer una solicitud? ¿Qué quieres que haga el destinatario? Por qué razón ?
Tomaré mi pequeño ejemplo. Cuando envié mi famosa presentación, escribí:
"Machin,
Se adjunta la presentación de la reunión del 23 de agosto.
Tuya'
No hice la menor solicitud, no expresé ninguna necesidad ... ¡Difícil, en este caso, esperar una reacción específica del otro!
Si quisiera una devolución, podría haber agregado:
“Necesito asegurarme de que este trabajo sea útil. Su opinión es importante para mí y sus comentarios me ayudarán a ajustar el contenido producido. ¿Tienes disponibilidad para intercambiar? "
¡No dude en ser lo más específico posible! Si tienes una fecha límite, puedes, por ejemplo, mencionarla ("la reunión tiene lugar el día 23, ¿crees que me puedes contestar a más tardar el 20?").
Tenga en cuenta que la redacción interrogativa puede ser particularmente útil para crear un entorno afectuoso.
En lugar de escribir "gracias por hacer esto" un "¿crees que puedes hacer esto?" "O simplemente" ¿puedes hacer esto, por tal motivo, con tal objetivo? »Le permite dar libertad a su destinatario y no imponer un requisito. ¡Es precioso!
Y tú, ¿cómo logras irradiar un poco de amabilidad en tus correos electrónicos? ¿Tiene algún consejo? Para ir más lejos, ¡recomiendo este artículo de Science Daily (en inglés)!
