- Publicado el 27 de abril de 2021
¿Su bolsillo de "papeles importantes" está empezando a desbordarse o le está haciendo parecer grande? ¿Crees que tal vez es hora de comportarse como un adulto responsable aunque, dicho así, suene como lo más aburrido del mundo?
No te preocupes, mi pollito cayó del nido, aquí estoy para ayudarte a despejar el camino entre las polvorientas ovejas de tus documentos administrativos.
Consejos para organizar sus documentos: saber qué documentos son "importantes"
Al igual que antes de aprender a correr, hay que saber caminar, es mejor ordenar los papeles antes de guardarlos . Le sugiero que comience con una pila de "guardar" y una "pila de canasta". ".
Inútil, me lo dirás con tu voz confiada, ya que ya hiciste esta clasificación de antemano, colocando con cuidado (jajaja) dichos papeles en tu bolsillo. Salvo que no es como el congelador, sino más como el frigorífico: después de un tiempo, algunas cosas están desactualizadas ...
Por ejemplo, si todavía tienes la fotocopia de tu antiguo DNI, cuando en la foto tenías doce años y ahora eres mayor, puedes tirar, de verdad.
Consejos para guardar sus papeles: ¿QUÉ CONSERVAR y POR CUÁNTO TIEMPO?
Los documentos importantes se enumeran en el sitio web de servicio público, que también especifica el período de retención legal relacionado con cada documento (para hacer valer sus derechos, por ejemplo) .
Dicho esto, como se indica en la parte superior de la página, nada le impide conservar los documentos por más tiempo, y sería incluso mejor en algunos casos.
- Recibos de alquiler : guardar sus recibos antiguos puede ser una forma de tranquilizar a un posible propietario sobre su solvencia, o al menos su fiabilidad.
- Avisos fiscales : si bien se trata de cambiar a una deducción fiscal en origen, conservar tus antiguas declaraciones de impuestos puede ser importante por motivos contables (y de paso te permitirá ver la evolución de tu impuesto).
En general, cuando se trata de dinero, es mejor guardar los papeles demasiado tiempo que no lo suficiente, en caso de un problema técnico, un error de pago, etc.
- Documentos relativos a sus mascotas : conserve los documentos sanitarios y, en su caso, la identificación de su animal, durante toda la vida de su compañero.
- Recibos de pago : obviamente se mencionan en el sitio, pero nunca podemos decirlo con la suficiente frecuencia, ES CAPITAL MANTENER SUS TIENDAS DE PAGO TODA SU VIDA (incluidas pasantías, programas de trabajo y estudio, etc. porque eso también cuenta ).
Carpetas, archivadores, separadores ... o los mejores consejos para organizar tus papeles
Ahora, ¿cómo clasifica las cosas? Seguro que no te va a gustar pero los papeles no se desgastan con el tiempo , al contrario, y por tanto necesitan mucho espacio (como tu…).
Primera solucion
Dedícale un suelo de tu armario en el que puedas poner papeleras (no, no Danettes, lee boudiou) o archivadores. Tiendo a pensar que el contenedor es una solución de clasificación falsa, por lo que recomiendo encarecidamente los archivadores , pero esta elección es solo mi decisión.
Segunda solucion
Un cajón con archivos colgantes , o su versión económica (en espacio y en efectivo): un archivador (la mayoría de las veces parece una caja de metal). Esta solución a menudo tiene el mérito de hacer que los papeles sean accesibles más rápidamente (no es necesario tener fundas de plástico, los separadores son suficientes, por ejemplo).
Armas complementarias (para engañar a tu sistema de almacenamiento): cartón pero sobre todo bolsillos de plástico, separadores, marcadores Post-It con colores y etiquetas. El objetivo es definir un código de color PEQUEÑO para simplificar su tarea.
Excepto que, como te conozco, no hace falta ser demasiado complicado : rojo para que se pague el dinero (impuestos, facturas impagas o error bancario a tu favor ...), punto.
Sí, eso quiere decir que un solo color puede ser suficiente… para que lo veas, pero no te dejes llevar con el pretexto de que tus marcadores son realmente bonitos (sí, huele a habitado, es cierto).
Algunos consejos maníacos para ordenar los papeles administrativos
El siguiente paso es la distribución real (y por lo tanto la clasificación). ¡Aquí hay algunos consejos para evitar terminar en un burdel sin nombre !
Cuando vaya a nombrar sus carpetas o archivos colgantes (# etiquetas), no cree una carpeta "otros", "para ordenar", "en curso" .
Te gusto, sabemos muy bien que tarde o temprano todas tus cartas terminarán ahí, y que gradualmente irá ocupando el lugar de tu bolsillo tardío de " papeles importantes " .
Haga lo más accesible posible los trabajos periódicos que a menudo se le pedirán, clasificando en orden cronológico y colocando el más reciente al principio de la carpeta o archivo.
Lo mismo ocurre con los diferentes archivos: los "diplomas" pueden ir y esperar en el armario, hay pocas posibilidades de que este archivo te sea útil algún día si estás empleado. Para cosas recurrentes, tediosas, suele ser dinero : recibos, facturas, ingresos ...
No esperes. De Verdad. Lo sé, prefieres tirar el correo amenazante que acabas de recibir entre el resto mil veces como una estrella de rock. Pero las estrellas de rock tienen agentes para seleccionarlas. No te. A menos que tengas un gato muy, muy bien entrenado.
De lo contrario, abrir, leer, guardar, directamente en recepción . De nada.
¿Es el almacenamiento digital el mejor sistema para almacenar papeles?
Si bien la versión en papel de sus documentos se mantendrá mejor en la oscuridad (lo que puede estropear la tinta y hacerla ilegible), es una buena práctica escanear sus documentos importantes .
No porque todos los clubes nocturnos publicitados te abran repentinamente sus puertas a cambio, sino porque el papel puede quemarse, volar, desaparecer, estropearse, desmoronarse (tachar innecesariamente) ...
Y que todavía tengo que ver un documento digital que haga eso (excepto que tal vez desaparezca, y otra vez).
El almacenamiento de estos documentos escaneados también es una buena pregunta, y ahí, ¡dependerá de su presupuesto!
Sistemas de almacenamiento en línea para almacenar sus papeles
Son gratuitos pero ponen menos énfasis en la seguridad (informe que se supone que deben almacenar menos datos confidenciales y que en su mayoría son de Estados Unidos). ¡Entre ellos, están Dropbox, Hubic, Google Drive y compañía!
La principal preocupación es que no están diseñados para este uso, por lo que rápidamente sucedió una torpe maniobra de extracción.
Las cajas fuertes digitales con un nombre adecuado para almacenar sus papeles
El principio es bastante simple: los datos están encriptados y muy a menudo se almacenan en la nube (en un servidor, por lo tanto, accesible en línea siempre que tengamos los identificadores). Ellos, por contra, s e especializan en el almacenamiento y conservación de los datos, incluyendo sensible.
Pero nada es gratis en este mundo bajo y tendrás que meter la mano en el bolsillo para beneficiarte de ello.
Si mira un poco (especialmente en el lado de su banco, porque a menudo ofrecen un servicio ventajoso a sus clientes • es wink wink), podrá encontrar fácilmente cajas fuertes digitales asequibles ... especialmente porque es toda la vida es mejor.
Sin embargo, la misma regla que para el papel: crea carpetas y subcarpetas para organizar tus escaneos , que preferiblemente sean las mismas que tienes en tu armario para ahorrar tiempo a la hora de buscar un documento.
Vamos, tomemos unas horas y comencemos, ¡te sentirás mejor después!
